Відносно складу делегації,— особливо жорстких норм, правил не існує; однак при цьому бажано дотримуватися приблизної рівності чисельності, а також — рівня представництва.
Тільки при необхідності до складу делегації може бути залученій технічний персонал: друкарки, перекладачі та інші.
У протилежному випадку зайві, а тім'більше бездіяльні особи формують негативну репутацію не тільки делегації, а й усіє і організації (фірми) у цілому; вони і просто заважають роботі та викликають роздратування, що також не сприяє успіху переговорів.
89
Не слід перевищувати потрібну кількість делегації ще й тому, що переговори — це достатньо дорогий захід, якій потребує значних фінансових витрат, коштів.
Окрім перелікуваних вимог, що до складу делегації, необхідно підкреслити, що сформована делегація зобов'язана бути єдиною працюючою командою, тобто кожен повинен виконувати свої безпосередні, покладені на нього функції (обов'язки) й у ту ж мить бути часткою єдиного цілого. Тому встає немало важливе питання, -проблема психологічної сумісності.
Що до співвідношення кількості чоловіків та жінок,— то краще виходити зі змішаного складу делегації.
При розробці (підготовці) змістовної частини плану необхідно, перш за все, мати на увазі, що — це основна, головна, вирішальна процедура підготовки переговоріа
Вона включає: визначення, уточнення, конкретизацію предмета переговорів,— тобто, суперечностей (або суперечливих) інтересів; формування загального підходу або принципів, або концепції переговорів,— тобто конкретної цілі та завдань наступної зустрічі, яка може бути ще неповноцінними, неповномасштабними переговорами; визначення можливих (альтернатив) сумісного рішення; підготовку пропозицій та їх аргументації,— тобто формування вимог, або позиції; складання необхідних документів та матеріалів.
Розглянемо коротко кожен з вказаних пунктів підготовки змістовної частини плану.
Визначення предмета переговорів — це визначення, сутності конфлікту, проблеми, яка виникла у відносинах між двома організаціями; це уточнення причин суперечності їх інтересів, а останнє — є аналіз цих інтересів, як своїх, так й іншої сторони; саме аналіз істинних, справжніх інтересів, потреб, але не їх зовнішнього прояву — позицій, вимог.
Після того, як визначилась дійсна причина переговорів, або необхідна умова їх проведення, існування предмета переговорів можлива розробка принципів проведення наступних переговорів чи просто контактів, концепції, підходу до нихч Перш за все, необхідно визначити цілі, або функції (функціональні цілі), які треба реалізувати; вони могуть бути, як це відмічалося раніше,— конструктивними, деструктивними та іншими. Теж саме необхідно зробити й у відношенні майбутнього партнера,'тобто, — хоча б приблизно визначити його наміри, його цілі. Тільки після всестороннього аналізу даної інформації можна сформулювати власний підхід до наступних переговорів — торг або конструктивний підхід.
90
Далі, можливе приступати до визначення можливих варіантів (альтернатів) сумісного рішення та їх оцінки. Для оцінки таких варіантів світова теорія та практика розробила різноманітні методи, серед яких найбільш відомі такі: метод складання балансових аркушів, якій ще має назву методу Фішера; метод Аткін-сона; метод мозкового штурму; метод ділових нарад; метод ділової гри. Дані методи докладніше описувані у науковій літературі. Тут лише коротко надаймо лише саму сутність та зміст даних методів.
Метод Фішера використовується лише для якісної оцінки різних варіантів сумісного рішення та його можливих наслідкіа Головна його ідея полягає у тому, щоб, по-перше, не пропустити якойсь варіант такого рішення, а по-друге, провести якісну (експертну) оцінку як можна більшої кількості наслідків альтернатив, що аналізуються.
Метод Аткінсона — це продовження фактично метода Фішера, це найбільш високій рівень оцінки наслідків різних варіантів сумісного рішення; тут при оцінки альтернатів виконується вже кількісна оцінка кожного з можливих наслідків прийнятого сумісного рішення, за рахунок використання таких показників як: імовірність кожного наслідку прийняття того чи іншого рішення та його значність.
Мозковий штурм — це колективний метод обговорення різних варіантів можливих сумісних рішень та їх оцінки. При такому методі розробки варіантів сумісних рішень кожен з її учасників пропонує по можливості їх максимальну кількість, які записуються наприклад, на дошці, щоб всі могли їх бачити; після цього вони (варіанти) оцінюються всіма учасниками з самих різних сторін.
В останні роки відбувається прогрес й у цьому, здається, вичерпаному методі,— деякі спеціалісти (теоретики та практики) пропонують збільшити ефективність даного методу за рахунок повного виключення з процесу генерації можливих варіантів кожним з учасників мозкового штурму логіки, інтелекту, зробив ставку на підсвідомість".
Для цього рекомендуються різноманітні.методи розкріпачення інтуїції та підсвідомості.
Метод ділових нарад теж відноситься до колективних методів підготовки переговоріа Він використовується в основному для інформування майбутніх учасників переговорів, а також — для її отримання від них. Такий метод дозволяє також провести аналіз проблеми, скласти прогноз-сценарій наступних переговорів та розробити відповідні документи. Однак у даному випадку кількість учасників обмежена.
До колективного методу відноситься й метод ділової гри. Даний метод порівняно з іншими колективними методами розробки та оцінки альтернатив сумісного рішення дуже громіздкий, потребує багато часу та учасників. Однак він має значну перевагу при навчанні.
Всі перелічувані колективні методи мають спільний недолік, або негативний феномен — «зрушення у виборі», причина якого у відсутності персонального відповідальності, що схиляє учасників приймати найбільш ризикове рішення15. Це так зване «зрушення у лівий бік».
Але існує й зрушення протилежного напрямку, «зрушення управо», тобто у сторону менше ризикового рішення1'. Існують й інші феномени колективних методів розробки та оцінки варіантів (альтернатів) сумісних рішень.
Після оцінки альтернатів сумісних рішень можлива -реалізація подальшої процедури змістовної частини підготовки до переговорів, тобто,— до формування позиції. Формування позицій включає формулювання пропозицій. Пропозиції — це зовнішнє відображення позицД це ключові елементи її, це ідея й вона зобов'язана бути висловлена в ясній, конструктивний формі Особливу увагу треба приділити відточеності формулювань пропозицій,— вони зобов'язані бути простими та не допускати двозначності. Суперечливий документ провокує багато питань, а іноді й відводить у бік. Окрім зовнішнього аспекту пропозицій велике значення має наявність необхідної аргументації^ що до позицій,— позиція повинна бути підкріплена аргументами. Даної проблемі необхідно приділити особливе пильну увагу. Аргументи повинні відповідати вже встановленим нормам — правовим, економічним, науковим й таке інше. Тому їх необхідно попередньо піддати відповідної оцінки, експертизі
Й нарешті, необхідно приділити увагу до складання відповідної документації, допоміжних матеріалів. Така додаткова інформація грає роль орієнтирів, які зможуть допомогти — точно сформулювати відповідні ідеї та думки. До документів відносять різні довідки та посилання,— вони містять також й деяку іншу корисну інформацію (наприклад, про ціни на товари).
Отже, на цьому фактично закінчується перша частина стадії підготовки до переговорів, тобто,— їх планування.
Однак, підготовка переговорів включає ще один важливий елемент — урахування ділових відносин з партнером.
§ 2. Урахування ділових відносин з партнером
Урахування ділових відносин з партнером — другий елемент підготовки до переговорів,
92
Ділові відносини.дуже важливе поняття не тільки теорії, але й практики переговорів, та менеджменту у цілому. «Той, хто бажає добитися успіху, зобов'язаній мати хороши зв'язки ...17.
Ділові відносини — це важливіше поняття теорії та практики переговорів,— воно навіть найбільш поширене ніж саме поняття переговори.
Ділові відносини — це рівноправні відносини, відносини взаємної поваги інтересів сторін.
У певному значенні, конкретному контексті вони могуть трактуватися й як деякій тип взаємовідносин сторін; він є не обов'язково дружній, але й — не обов'язково ворожий,— це саме партнерський, діловий тип відносин, зв'язаний з інтересами сторін.
Це саме відношення до партнера, яке склалося: або-з безпосередньої взаємодії сторін не обов'язково переговорного характеру (тобто, з взаємодії, яка не має суперечностей інтересів), або на основі репутації.
Однак необхідно чітко розуміти, що ділові відносини — це ще не ділові зв'язки, не співробітництво, не дії, не взаємодії; але вони завжди пронизують ділові зв'язки, ділове співробітництво, якщо такі мають місце. Ділові ж зв'язки, ділова співпраця — це вже реальні дії. Але ділові відносини — це саме відносини, тільки відношення до когось; це лише забарвлення вказаних дій (але не самі дії), характер дій (майбутніх, або вже нинішніх), характер ділових зв'язків, співробітництва, відношення до них через відношення до партнера.
Ділові відносини найбільш глибоко пізнаються через аналізування їх змісту. Це фактично означає відповідь на питання,— які основні види ділових відносин існують.
Теорія та практика переговорів відрізняє такі основні ділові відносини: раціональні; відносини з розумінням до партнера; засновані на діловому спілкуванні; засновані на достовірної інформації, а також — на виключенні повчального тону та на здібності до сприйняття нового.
Ділові відносини,— як раціональні,— прикрашають взаємодію партнерів, їх поведінку, ділові зв'язки, співробітництво не в емоційні, а у раціональні тони.
Долові відносини,— як відносини з розумінням до партнера,— це відношення до'партнера з урахуванням, розумінням його потреб, інтересів; це й увага до його точок зору, поглядів. Неповажність до партнера може привести до нерозуміння, а це, у свою чергу,— до обмеження можливостей розробки сумісного взаємоприйнятного рішення.
93
Ділове спілкування, як основа ділових відносин, дійсне покращує їх, наповнює їх реальним, конкретним змістом, підвищує їх якість. Тому необхідно по можливості частіше вступати до спілкування, проводити зустрічі, консультації, переговори.
Ділові відносини необхідно будувати на достовірної інформації. Необхідно уникати самому від надання фальшивої інформації навіть у тому випадку, коли це робить протилежна сторона. Справа у тому, що така поведінка може скомпрометувати вас в очах третьої сторони. Окрім того, це послабить силу вашої аргументації, тому, що ви заплутаєтесь у вашої особистої неправді.
При ділових відносинах необхідно також виключати повчальний тон. Однак треба переконувати за допомогою аргументів; але й самому бути відкритим до аргументів партнера. •
Ділові відносини краще розвіваються й при наявності у партнерів здібності до сприйняття нового. Необхідно завжди бути готовим, відкритим до чогось нового, що може повідомити партнер.
Вже з такої короткої інформації про ділові відносини можна зробити висновок, що дійсно вони займають значне місце серед інших типів взаємодій партнерів, а також роблять на них значний вплив.
Тому розглянемо цей аспект поняття «ділові відносини» трохи докладніше; особливу увагу при цьому, звичайно, приділімо взаємозв'язку ділових відносин з переговорами.
Необхідно одразу підкреслити, що самі переговори мало що визначають, якщо вони не знаходяться у певному зв'язку з діловими відносинами; переговори у відриві від ділових відносин самі до себе нічого не значать.
У реальній практиці ділові відносини могуть бути як до переговорів, так й після їх завершення. Але й самі переговори є частина ділових відносин.
Ділові відносини могуть продовжуватися й паралельно переговорам, тобто, й у час переговорів; переговори протікають як би на фоні ділових відносин.
У даному контексті у переговорах виникає нібито ще одна ціль,— зовнішня — це поглиблення ділових відносин й співробітництва з партнером (окрім, основної, внутрішньої цілі — розробки сумісного рішення).
Необхідно констатувати й такий факт, що ділові 'відносини роблять сильний вплив на хід та результати переговорів. Ось чому роль ділових відносин дуже велика.
У свою чергу переговори теж виявляють вплив на подальший стан ділових відносин.
94
Отже, аналіз та оцінка ролі та місця ділових відносин показують, що при підготовці до переговорів необхідно не тільки ретельно планувати їх організацію та зміст, але й ураховувати стан та характер ділових відносин з майбутнім партнером по переговорам.
ТЕМА 9. ПЕРЕГОВОРНИЙ ПРОЦЕС ТА ЙОГО ЕТАПИ
Дана тема присвячена другої стадії переговорів — власне переговорному процесу.
Раніше було показано, що переговори — це особлива форма ділового спілкування; тому переговори — це не спори, не полеміка. «Слід чітко з'ясувати себе,— що сідати за стіл переговорів з настроєм поспорити недопустимо18». «На переговорах треба вести чесну гру та додержуватись загальновизнаних норм поведінки"».
Переговори розпочинаються з усаджування за стіл переговорів; з цього моменту важливе усе: кожне слово, кожен рух вашого тіла, вираз обличчя (жести, міміка), тобто мають значення не тільки вербальні, але й невербальні засоби ділового спілкування. Іноді один жест може надати більше інформації о намірах усіх опонентів (партнерів), ніж батата кількість слів; з цього часу ви знаходитесь під пильною увагою своїх опонентів. Переговори згадують, у певному значенні, шахову гру, де після кожного ходу ситуація змінюється, але зробити переходження неможливе.
Однак, як й шахова гра, переговори виконуються з додержанням певних правил, сценарію, а саме,— з дотримання послідовності етапів та способів здійснення переговорів, які у сукупності одержали назву структурних елементів переговоріа
У даної темі ми розглянемо тільки один тип структурних елементів переговорів, а саме — їх етапи.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18