В разных странах концепция управления персоналом выглядит по-разному. Каждая страна разрабатывает свой подход к управлению персоналом организации с учетом своих национальных особенностей, сложившихся многолетних традиций, с учетом ТК и законодательств той страны, в которой организовано производство.
Появившаяся в начале 90-х годов зарубежная литература и ее изучение, а впоследствии и применение концепций нашими руководителями на практике, привела к серьезным изменениям в организации трудовой деятельности и развитии всей производственной сферы. Но полное копирование иностранного опыта привело некоторые фирмы к отрицательному результату, так как не были учтены национальные особенности нашей страны. Можете провести сравнительный анализ подходов к управлению персоналом в разных странах, заполнив табл. 1.
Таблица 1
Концепция управления персоналом в разных странах

2. Документооборот. Нормативно-методическое обеспечение системы управления персоналом

Производственные процессы и задачи управления ими требуют постоянной обработки поступающей информации и создания множества документов как по статусу самого предприятия, так и по организации его производственно-хозяйственной деятельности. При работе с документами необходимо руководствоваться нормативными актами Российской Федерации, которые предусматривают составление документов по определенным правилам, ведение номенклатуры (списка) дел, создание архива организации для обеспечения сохранности ценных документов.
Работа с документами должна быть так налажена, чтобы работникам не приходилось отвлекаться от главных производственных целей предприятия.
Под документом понимается информация, записанная любым способом на том или ином носителе, имеющем реквизиты. Целесообразность – основной принцип организации делопроизводства и критерий оценки состояния документооборота. Не важно, каким образом ведется делопроизводство на вашем предприятии – традиционным способом или на основе современного безбумажного обмена электронными документами, в любом случае документирование и работа с документами должны осуществляться по установленным правилам.
Документирование процессов и событий отражает их взаимосвязи, обеспечивает сравнимость, преемственность и возможность оперативного корректирования. Постоянное и систематическое документирование производственно-хозяйственной деятельности – гарантия качества управления, непрерывности и устойчивости развития предприятия.
Для нормального процесса выработки, обоснования и принятия управленческих решений главному менеджеру приходится значительную часть своего рабочего времени использовать для работы с документами: получать их из других подразделений, от своего начальника и изучать, а также самому разрабатывать документацию в соответствии с возложенными на него функциями.
Своевременное и юридически правильное информационное обеспечение управления персоналом является основой эффективной работы всего предприятия. Виды документов по функциям и задачам управления персоналом включены в Общероссийский классификатор управленческой документации.
Руководители предприятий несут персональную ответственность за документальный фонд предприятия и обязаны знать основы законодательства России «Об Архивном фонде РФ и архивах», «Об информации, информатизации и защите информации», «О бухгалтерском учете и отчетности» и т. п., исполнять требования государственных стандартов и ведомственных инструкций.
Общее делопроизводство в России регламентируют следующие нормативные акты и инструктивные материалы:
1. Сборник положений «Единая государственная система делопроизводства. Основные положения». М., 1975.
2. ИСО 216:1975. Писчая бумага и виды печатных материалов. Потребительские форматы. Серии А и В.
3. ГОСТ 9327. Форматы бланков документов.
4. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Общие положения. М., 1991.
5. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. М., 1994.
6. Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.1995 г. № 24-ФЗ.
7. ГОСТ 6.30–97. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. М., 1997.
8. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., 1998.
Но большинство из них требуют серьезной переработки в связи с изменением условий в стране, внедрением компьютеров и современной оргтехники.

Основные виды документов предприятия

Все многообразие документов, проходящих по общему делопроизводству, можно разделить на: организационные, распорядительные, справочно-информационные, по личному составу предприятия и бухгалтерского учета и отчетности.
Организационные документы – документы, необходимые для учреждения предприятия и организации его производственно-хозяйственной деятельности.
Часть из них составляет Комплект учредительных документов предприятия, куда входят:
– Заявление в регистрационную палату.
– Протокол № 1 собрания учредителей.
– Учредительный договор.
– Устав предприятия.
– Свидетельство о регистрации предприятия в регистрационной палате.
– Свидетельства о регистрации в органах статистики, налоговой инспекции, пенсионном и страховых фондах, государственном реестре и т. п. организациях.
Первая часть документов выдается или заверяется внешними организациями. Вторая часть составляет комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих текущую деятельность на предприятии и организацию работы трудового коллектива. Эти документы разрабатываются на предприятии и утверждаются его руководством. Сюда входят:
– Структура предприятия.
– Штатное расписание.
– Текущие планы и программы деятельности.
– Положения о структурных подразделениях.
– Внутренний распорядок на предприятии.
– Должностные инструкции сотрудников.
– Инструкция о ведении делопроизводства и т. д.
Эти документы, а также документы бухгалтерского учета и отчетности, документы планирования, финансирования и кредитования обычно включают в раздел «Организационные документы» в качестве подразделов.
Распорядительные документы – разновидность организационных документов, но дополнительно имеющих указание, что, кому, к какому сроку необходимо сделать. Их порой объединяют одним понятием «организационно-распорядительная документация».
На предприятии в основном используются распорядительные документы, заверяемые одним лицом: приказ, распоряжение, указание и поручение.
Коллективным распорядительным документом может быть Протокол собрания (совещания, заседания и т. п.), если в него по результатам голосования включены поручения конкретным лицам с указанием сроков исполнения.
Справочно-информационные документы – документы, содержащие факты, данные, характеристики и другие сведения, необходимые предприятию в его производственно-хозяйственной деятельности. К ним относятся: служебные письма и телеграммы, отправляемые и получаемые через отделения связи; а также их заменители – телетайпы, телексы, телефаксы, письменные и звуковые документы электронной почты, телефонограммы. Сюда же входят: справки, акты, протоколы; докладные, служебные и объяснительные записки; отчеты, прогнозы, аналитические и другие материалы.
Документы по личному составу предприятия – документы, характеризующие работников и их трудовые правоотношения с администрацией предприятия и другими сотрудниками. К ним относятся: личное заявление, приказ о назначении на должность, листок по учету кадров, автобиография, копии свидетельств и аттестатов и др. документы, объединяемые в комплект «Личное дело», а также Трудовая книжка и различные учетно-отчетные карточки.
Государственные и муниципальные организации могут направлять на предприятие документы, регулирующие различные вопросы его деятельности (налогооблажение, охрана окружающей среды и т. п.). Эти документы составляют отдельную группу нормативных документов государственных органов.
В самостоятельную группу можно выделить коммерческие контракты (договоры) – основные документы предпринимательской деятельности.
Все перечисленные документы относятся к организационно-распорядительным документам (ОРД). Исключение составляют финансово-бухгалтерские документы, особенности составления и обработки которых регламентируются специальными инструкциями.
Особенности оформления документов, таких как: Технический проект, Экономическое обоснование, Акт, Протокол, Штатное расписание, Структура предприятия и т. п., заключаются в следующем. На этих документах обязательно проставляются реквизиты:
1) наименование документа;
2) гриф утверждения;
3) гриф согласования;
4) регистрационный индекс документа;
5) город или место подготовки;
6) код формы документа;
7) № экземпляра;
8) визы согласования;
9) подпись; 10) печать.
Практически все документы, за исключением писем и их заменителей (телекс, телетайп, телефакс и т. п.), имеют наименование: Заявление, Справка, Служебная записка, Приказ, Акт, Протокол, Трудовое соглашение, Договор, Контракт, Штатное расписание, Структура предприятия и т. д.

Организационные документы

К документам, разрабатываемым каждой организацией, также относятся положения о подразделениях, должностные инструкции, Правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор, штатное расписание, таблицы функциональных взаимосвязей подразделений аппарата управления, таблицы функционального разделения труда в каком-либо подразделении, оперограммы отдельных управленческих процедур и т. д.
Структура и штатная численность.
Руководителю предприятия, особенно на первых порах, приходится самому решать, кто, на каких условиях будет выполнять ту или иную работу либо отвечать за определенный участок хозяйственной деятельности. Первоначальные наброски структурной схемы предприятия, как правило, предшествуют созданию таких необходимых документов, как «Структура и штатная численность», «Штатное расписание».
В документе «Структура и штатная численность» определяются все структурные подразделения предприятия, должности, необходимые в каждом подразделении, а также количество работников. Организационная структура предприятия должна соответствовать масштабам его хозяйственной деятельности.
Что касается требований, предъявляемых к документу «Структура и штатная численность», то он должен соответствовать уставу предприятия. Составляется документ на общем бланке предприятия, подписывается заместителем директора, согласовывается с главным бухгалтером и утверждается директором предприятия. Гриф утверждения заверяется печатью.
Штатное расписание.
В штатном расписании уточняется численный и должностной состав предприятия, указывается месячный фонд заработной платы.
Штатное расписание составляется на бланке предприятия и содержит перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы.
Подписывает штатное расписание заместитель руководителя предприятия, визирует главный бухгалтер, а утверждает руководитель предприятия. В грифе утверждения указываются общая штатная численность предприятия и месячный фонд заработной платы. Гриф утверждения заверяется печатью.
Положение о персонале.
В положении о персонале предприятия отражаются вопросы организации работы предприятия, оплаты труда работников; порядок предоставления отпусков, командирования сотрудников; права и обязанности сотрудников и администрации и т. п.
Положение о персонале обсуждается и согласовывается на собрании трудового коллектива, визируется юристконсультом, подписывается заместителем руководителя и утверждается директором предприятия.
ПОЛОЖЕНИЕ О ПЕРСОНАЛЕ
«_»_2006 г.
Наименование предприятия
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель предприятия (подпись) И.О.Ф.
«_»____________2006 г.
1. Общие положения.
2. Прием на работу.
3. Права и обязанности.
4. Рабочее время и время отдыха.
5. Отпуск.
6. Командирование, временное откомандирование и перевод на новое место работы.
7. Заработная плата, социальное страхование и компенсации.
8. Меры поощрения и дисциплинарные меры.
9. Освобождение от работы.
Заместитель руководителя (подпись) И.О.Ф.
Визы
Должностная инструкция.
Функции, права и обязанности сотрудника предприятия определяются в должностной инструкции. В закрепленные трудовым законодательством обязанности любого работника входит соблюдение правил, предусмотренных должностной инструкцией.
На основании должностной инструкции составляется трудовой договор (контракт) с работником. В тексте трудового договора сложно указать все должностные обязанности работника. Между тем может возникнуть ситуация, когда нерадивого работника нужно наказать или даже уволить за неисполнение обязанностей, не оговоренных в трудовом договоре. Если при этом работнику не выдавалась должностная инструкция в письменном виде либо он не расписывался под ней, то любое дисциплинарное взыскание, особенно увольнение, может повлечь за собой судебное разбирательство. И работодатель впоследствии может проиграть дело в суде. Таким образом, должностная инструкция незаменима в случае возникновения в трудовых правоотношениях конфликтных ситуаций или споров.
Разработанная должностная инструкция согласовывается с юрисконсультом предприятия и утверждается руководителем предприятия. Все существенные изменения в этот документ вносятся приказом директора (зам. директора) предприятия.
Должностная инструкция содержит разделы:
1 2 3 4 5