Очень легко убедить себя в том, что именно сейчас вам просто необходимо сделать телефонный звонок или выпить чашечку кофе, а через несколько минут вы снова возьметесь за работу. Однако как только стереотип работы будет нарушен, у вас отыщутся и другие проблемы, а минуты растянутся в часы, после чего вам будет еще труднее сосредоточить свое внимание.Полностью избавиться от помех вам никогда не удастся, но вы многое можете сделать, чтобы сократить их количество. С оставшимися же надо поступать следующим образом: сделать их как можно более короткими и целенаправленными. Постарайтесь добиться ликвидации всех помех, за исключением таких, которые посягают на основные цели вашей работы или организации, на которую вы работаете. Здесь последствия того, что вам не удастся немедленно уделить им внимания, могут оказаться плачевными как для вас, так и для вашей организации. Десять способов сократить помехи 1. Если у вас есть помощник или секретарь, научите его тактично отделываться от многочисленных телефонных звонков. Прикинув в начале каждого рабочего дня ваш график работы, обсудите его с помощником и займитесь первоочередными вопросами и встречами. Тем самым вы сократите помехи за счет вашего помощника, который в это время будет отвечать на телефонные звонки. Договоритесь с помощником, в каких случаях вы сами будете отвечать на звонки, и проведите с ним инструктаж относительно того, как ему более убедительно отделываться от остальных телефонных звонков.2. Если у вас нет помощника, постарайтесь договориться с коллегами по вопросу посменного дежурства на телефоне с тем, чтобы в нужное вам время не отвлекаться на телефонные звонки. Разумеется, договоренность должна быть взаимовыгодной.3. Если первые два способа вам не подходят, отключите звонок на вашем телефоне на то время, когда вы не хотите отрываться от других дел; в это время для получения входящих телефонных сообщений вы можете пользоваться голосовой почтой или автоответчиком. Однако имейте в виду, что в данном случае вам необходимо иметь какой-нибудь контактный телефон, например, телефон коллеги, чтобы с вами можно было связаться по вопросам, не терпящим отлагательства.4. Определите для себя интервалы времени, когда вы будете заниматься теми задачами, которые требуют непрерывной концентрации вашего внимания, и не будете прерываться ни на встречи, ни на телефонные звонки, ни на какие-либо другие мероприятия. Если вы будете строго их придерживаться, вскоре и другим придется с этим считаться.5. Не поддавайтесь искушениям относительно самообразующихся помех. Относитесь к ним, как к пустой трате времени.6. Всячески поддерживайте атмосферу, способствующую эффективной работе, относясь к коллегам так, как вы хотели бы, чтобы они относились к вам. Не ждите, что люди, которым вы постоянно мешаете, не будут мешать вам.7. Делайте перерывы в заранее спланированное время. Добивайтесь такого положения, чтобы они неотъемлемой частью вошли в заведенный порядок вашей рабочей деятельности и, таким образом, стали бы работать против тех помех, которые вы сами себе создаете.8. Если у вас имеется работа, которая требует постоянной концентрации внимания, подумайте о том, чтобы взять день или два для работы дома. При условии, что у вас дома не существует никаких факторов, отвлекающих внимание, вы сможете достичь за несколько часов работы в спокойной обстановке гораздо большего результата, чем вы могли бы надеяться. Любой начальник, имеющий хоть каплю здравого смысла, должен понимать, что результат значит больше, чем место, он был достигнут. К сожалению, еще существуют такие динозавры, которые расценивают работу на дому как уклонение от служебных обязанностей.9. Группируйте такие мелкие задачи, как телефонные звонки, чтобы поочередное их выполнение не мешало непрерывному процессу вашей деятельности.10. Если у вас такой начальник, который считает, что при каждом вызове к нему (ней) вы должны все бросить и, сломя голову, нестись на зов, будьте готовы терпеливо и дипломатично подвести его (ее) к осознанию того, какое влияние такое его (ее) поведение оказывает на эффективность вашей деятельности. Каждый раз, за исключением тех случаев, когда начальник отрывает вас от работы, старайтесь поделиться с ним информацией о том, какие вы предпринимаете шаги, чтобы правильно распределить рабочий день; а чтобы продемонстрировать эффективность своей стратегии, предъявите ему свои достижения. ОТКРЫТЫЕ ИЛИ ЗАКРЫТЫЕ ДВЕРИ Те, кто пытается работать по принципу постоянно открытых дверей, заслуживает того, чтобы его постоянно прерывали, но и в другую крайность бросаться не следует. Это может привести к тому, что доступ к вам будет сильно ограничен и у вас не будет возможности находиться в курсе событий, происходящих в вашей зоне ответственности. Подумайте о том, чтобы установить такие интервалы времени, когда ваша дверь будет открыта. Полчаса утром и полчаса после обеда будет вполне достаточно. В другое время людям, ищущим с вами встречи, надо будет заранее об этом договориться. Постарайтесь довести такое расписание интервалов «открытых дверей» в вашем офисе до всех заинтересованных лиц, и сами строго его соблюдайте. Даже если вы работаете в офисе с открытой планировкой и у вас вообще нет дверей, воспользуйтесь карточками с надписями «можно беспокоить», «не беспокоить» и разместите их возле своего рабочего стола.
Краткие и продуктивные помехи Когда помехи неизбежны, постарайтесь сделать их как можно более короткими. Вашему вниманию предлагается несколько идей по этому поводу:· Ограничьте помеху во времени. Доведите до сведения лица, прервавшего вашу работу, что у вас в распоряжении только пять минут. Некоторые специалисты советуют использовать в таких случаях часы для варки яиц. Поставьте их на стол с тем, чтобы они напоминали посетителю, что следует сразу говорить по существу.· Рискните показаться грубым, не приглашая посетителя присесть.· Расположите мебель в офисе таким образом, чтобы у посетителя не появлялось желания, войдя в кабинет, присесть. Это положение особенно важно, если вы работаете в офисе с открытой планировкой.· Добейтесь такого положения вещей, чтобы ваши коллеги приходили к вам с уже готовыми тезисами по интересующим их проблемам. Это поможет вам быстрее вникнуть в суть дела, а им — сосредоточить свое внимание. Кроме того, сжатое тезисное общение не предполагает возникновения несерьезных помех светского характера.· Если вы в достаточной мере еще не освоили способ общения с людьми, отрывающими вас от работы, и не можете справиться с надоевшим посетителем, по старайтесь во время разговора воспользоваться мимикой и вербальными выражениями, способными показать посетителю, что разговор закончен, но при этом чрезмерно не обижая его.
Помогайте другим стать более организованными Несмотря на все ваши попытки правильно организовать свой график работы, недостаточная организованность других может привести вас в замешательство, поэтому, я думаю, стоит обратить внимание на некоторые вопросы стратегии в деле повышения уровня организованности лиц, окружающих вас. Если они работают на вас Беседа с людьми менторским тоном по поводу недостатка их организованности редко приводит к чему-то большему, чем угодливое поддакивание на людях и иронические замечания за вашей спиной. Но если вы добьетесь от подчиненных понимания их собственных проблем и вооружите методикой по устранению этих проблем, такой подход, по-видимому, будет гораздо более продуктивным. Все дело в том, чтобы задать правильный вопрос в атмосфере, способствующей размышлениям, — во время встречи с глазу на глаз, например. Научите своих коллег концентрировать внимание на устранении различных проблем поочередно, и если вы увидите, что они движутся в правильном направлении, не скупитесь на похвалу. Не забывайте о положительной поддержке. Она является чрезвычайно мощным стимулом в деле изменения поведения того или иного индивидуума. Всегда старайтесь найти в поведении человека что-то положительное и, хочу еще раз повториться, не скупитесь на похвалу. Давление со стороны членов коллектива тоже оказывает огромное влияние на поведение индивидуума. Здесь, возможно, стоит поразмышлять над тем, есть ли какая-то польза в инициативе целой команды, направленной на достижение большей эффективности в работе.
Если вы работаете на них Работать на неорганизованного начальника сродни кошмару, но не следует относиться к его слабостям индифферентно, просто жалуясь на них своим коллегам за кофе и не пытаясь их исправить. Если вы будете Двигаться в правильном направлении, то вам многое удастся изменить, но вы должны в своих попытках довольствоваться работой над исправлениями тех аспектов поведения вашего начальника, на которые вы действительно можете повлиять в лучшую сторону, с теми же аспектами, на которые вы не имеете влияния, следует смириться. Убедитесь, что ни вашей работе, ни вашей организации никакая опасность не грозит, избегайте прямой конфронтации, если у вас нет запасного места работы. Ниже вашему вниманию представляются пять часто проявляемых вашим неорганизованным начальником качеств и предложения по их исправлению. Неспособность к принятию решений Помните, что ваши начальники редко являются хозяевами своей судьбы. Вместо того чтобы раздражаться по поводу того, что на первый взгляд кажется нерешительностью и негативным отношением, попробуйте понять, в какой среде им приходится работать, и по возможности вооружите их тактикой для ведения борьбы с теми, кто стоит выше их по положению. Отдавайте себе отчет в том, что ваш начальник может столкнуться с трудностями, пытаясь настроиться на проблему, которая находилась в центре вашего внимания дни, а то и недели. Будьте готовы к разговору о том мыслительном процессе, который привел вас к тем умозаключениям, с помощью которых вы пришли к теперешним выводам.
Склонность к принятию поспешных решений Начальники такого рода находятся на противоположном полюсе по отношению к нерешительным начальникам; все вопросы они решают сгоряча, не подумав. Они считают, что все, что хоть как-то связано со временем на обдумывание и рассмотрение альтернатив, 0М не подходит — это для тугодумов. Если не хотите взвалить на свои плечи проблему, сроки решения которой невыполнимы, а пути ее разрешения выработать просто невозможно, никогда не подходите к такому начальнику с вопросами, допускающими разные толкования. Заранее разработайте варианты и представьте их на рассмотрение вместе с убедительно обоснованной сопроводительной запиской. Обычно начальники хотят, чтобы генераторами решений считали их, поэтому обязательно вставьте в сопроводительную записку хотя бы один пункт, где можно сделать выбор из нескольких вариантов, ни один из которых не грозит катастрофическими последствиями.
Неспособность завершить совещание Если ваш начальник является человеком, который испытывает затруднения по поводу окончания совещаний, заранее приготовьте для себя пути отхода, придумав какое-нибудь мероприятие, требующее вашего обязательного присутствия, и в удобное для вас время, учитывая, конечно, нормы поведения в вашей организации, сообщите ему об этом.
Неспособность к постановке четких задач и неумение сконцентрироваться на важных вопросах Разъясните ваши цели и задачи, расписав на бумаге все, что вы думаете на этот счет, и убедите начальника одобрить их. Во время встречи с глазу на глаз с начальником предоставьте в его распоряжение письменный конспект по вопросам, требующим обсуждения, и диапазон возможных решений.
Неспособность запомнить, что он вас просил сделать Когда бы вы ни встречались с таким начальником для обсуждения задач, возьмите себе за правило вести записи во время обсуждения и отсылать записки с перечнем действий, которые собираетесь предпринять как можно раньше после окончания встречи.
Научитесь говорить «нет» Большую роль в процессе самоорганизации играет способность удерживать контроль над своей рабочей нагрузкой. Если на все просьбы, с которыми к вам обращаются, вы будете отвечать «да», то вы однозначно потеряете этот контроль. Вы будете перегружены ненужной информацией, что, в свою очередь, приведет к возникновению ненужных стрессовых ситуаций, а, кроме того, говоря «да» в ответ на несущественные просьбы, вы можете оказаться в таком положении, что не будете способны справляться с ключевыми направлениями вашей работы. Существует целый ряд причин, из-за которых сказать «нет» может оказаться довольно трудно:· Вы не хотите показаться недоброжелательным и, тем самым, испортить перспективы своего карьерного роста.· Вы озабочены тем, что, ответив «нет», навлечете на себя неприязнь других или заденете их чувства.· Вы недооцениваете степень того груза, который падет на ваши плечи при положительном ответе.· Вы просто не понимаете, что одним из ответов на чью-то просьбу, может быть и ответ «нет».Естественно, что вы не хотите прослыть человеком с негативным подходом или бездельником, поэтому непроизвольное «да» лучше, чем непроизвольное «нет». Если вы только-только поступили на новую работу и находитесь в стадии завоевания авторитета, возможно, вам придется говорить «да» несколько чаще, чем это было бы выгодно для вас лично. Здесь очень важно быть способным правильно и четко обозначить ту тонкую грань между «да» и «нет» и понять, что невозможно все время быть хорошим для всех. Для того чтобы определить, на какую просьбу следует ответить «нет», постарайтесь ответить на нижеследующие вопросы:· Связана ли эта просьба с одним из ключевых моментов моей работы?· Повлияет ли отрицательный ответ на эту просьбу на перспективы моего карьерного роста?· Какую работу мне придется бросить или приостановить, чтобы приняться за это? Каким образом это может повлиять на другие моменты моей работы?· Не повлияет ли это отрицательно на мой стиль жизни — значительное увеличение стрессовых ситуаций, неоправданное вмешательство в мое свободное время?
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23