1. Общие положения.
2. Функции.
3. Должностные обязанности.
4. Права.
5. Ответственность.
6. Взаимоотношения по должности.
В разделе 1 (общие положения) устанавливаются: область деятельности специалиста; порядок его назначения и освобождения от должности, замещения во время его отсутствия; квалификационные требования; подчиненность специалиста; должностные лица, которыми он руководит. В данном разделе перечисляются нормативные документы, которыми должен руководствоваться специалист, в процессе осуществления своей деятельности.
В разделе 2 (функции) перечисляются основные направления деятельности специалиста.
В разделе 3 (должностные обязанности) определены конкретные виды работ, выполняемые специалистом.
В разделе 4 (права) устанавливаются права, необходимые специалисту для выполнения возложенных на него обязанностей.
В разделе 5 (ответственность) указывается, за что конкретно несет ответственность данный специалист.
В дополнение к основным разделам должностной инструкции может быть введен раздел 6, регулирующий трудовые взаимоотношения между должностными лицами. Этот раздел может устанавливать круг служебных связей, порядок и периодичность предоставления отчетов, планов и других документов, периодичность предоставления отчетной информации и др.
Нормативно-методическое обеспечение системы управления персоналом создает условия для эффективного процесса подготовки, принятия и реализации решений по вопросам управления персоналом, что достигается путем разработки и применения ряда документов организационно-распорядительного, методического, нормативного и иного характера, которые устанавливают нормы, права, требования, методы, используемые в процессе управления (табл. 2). Подобные документы разрабатываются как в самой организации, так и в органах государственной власти и управления.
Таблица 2
Документооборот главного менеджера по персоналу службы управления персоналом

Распорядительные документы

В процессе деятельности предприятия появляется необходимость различного рода распорядительных документов, к которым относятся приказы по основной деятельности, распоряжения, решения.
Приказы по основной деятельности.
Приказ – это нормативный документ, издаваемый директором предприятия для решения каких-либо задач (производственных или связанных с персоналом предприятия).
Приказы по организации работы предприятия, финансирования, по планированию, отчетности, снабжению, реализации продукции и другим производственным вопросам относятся к приказам по основной деятельности.
Подготовка приказа включает следующие стадии:
• изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений;
• составление проекта приказа;
• согласование проекта и согласование руководителем. Обычно руководитель поручает подготовить проекты приказов специалистам предприятия. Оформляются приказы на общем бланке предприятия или на бланке приказа.
После названия вида документа проставляется дата и номер. Датой приказа служит дата подписания руководителем. Нумеруются приказы в валовом порядке с января по декабрь в пределах года (№ 1, № 2 и т. д.).
Приказы по основной деятельности нумеруются и ведутся отдельно от приказов по личному составу (персоналу предприятия).
Заголовок приказа должен отвечать на вопрос «О чем?», например: «О реорганизации предприятия» и т. п. Недопустимо использовать заголовки типа: «Приказ по предприятию» или «Приказ генерального директора».
Текст приказа состоит из двух частей. В первой, констатирующей, части указываются основания для издания приказа. Такими основаниями могут быть:
– нормативные документы государственных, муниципальных органов;
– решения совета директоров, общих собраний акционеров;
– производственная необходимость.
Констатирующую часть приказа опускают, если причина его издания очевидна и не нуждается в разъяснении.
Во второй, распорядительной, части приказа пишут: «кому» (исполнителю или структурному подразделению), «что сделать» (указывают конкретную работу), «до какого числа» (сроки окончания). Начинается распорядительная часть приказа со слова «ПРИКАЗЫВАЮ».
Когда исполнителю дается постоянное поручение, срок исполнения в приказе может отсутствовать. Если поручений несколько, текст приказа состоит из пунктов. Каждый пункт начинается с красной строки. В последнем пункте указывается лицо или структурное подразделение, которое осуществляет контроль, за исполнением приказа в целом. Если пункт о контроле отсутствует, выполнение данного приказа контролирует руководитель предприятия лично.
В случае необходимости в приказе перечисляются ранее изданные документы (приказы, решения), которые отменяются этим приказом.
Если приказ вводит в действие какие-либо документы (инструкции, правила, положения), то они оформляются в виде приложения к приказу. В правом верхнем углу таких документов ставится:
«Приложение к приказу директора ЗАО «Стилар» от 01.04.05 г. № 7». После того как текст приказа составлен, согласовывают и подписывают.
Проекты приказов могут согласовываться с главным бухгалтером, юрисконсультом или другими должностными лицами предприятия. Согласование приказа оформляется визой.
Подписывает приказ руководитель или его заместитель, которому предоставлено такое право.
Приказ вступает в силу с момента подписания, если в тексте не указан другой срок введения его в действие.
После издания приказа секретарь-референт организует ознакомление сотрудников предприятия с этим документом. Один экземпляр приказа вывешивается на стенде объявлений. В нижней части второго экземпляра документа или на обороте листа ответственные за его исполнение сотрудники пишут слово «ознакомлен», ставят подпись и дату ознакомления.
При необходимости подписанный приказ копируется секретарем и раздается исполнителям для работы.
В аналогичном порядке осуществляется работа с такими управленческими документами, как решения и распоряжения.
Приказ о внесении изменений в штатное расписание.
Изменения в структуру и штатную численность предприятия вносятся приказом директора.
Приказ должен иметь заголовок, содержать основание для внесения изменения и сами изменения.
Визирует приказ заместитель руководителя по работе с персоналом, подписывает руководитель.
После внесения изменений в структуру и штатную численность работник кадровой службы (исполнитель) делает отметку об исполнении с простановкой подписи и даты.
Наименование предприятия
ПРИКАЗ
Дата №____
О внесении изменений в штатное расписание
В связи с_______________________________
(основание)
ПРИКАЗЫВАЮ:
Внести в штатное расписание предприятия следующие изменения:
1.
2.
3.
Директор предприятия (подпись) И.О.Ф.
Визы
В дело №___________
Подпись исполнителя
Дата
Распоряжение.
Распоряжения издаются директором (зам. директора) по оперативным вопросам повседневной производственно-хозяйственной деятельности предприятия. Распоряжения оформляются на общем бланке предприятия и подписываются директором или его заместителями.
Текст распоряжения должен содержать:
– конкретное задание (работу);
– ответственного исполнителя;
– срок исполнения.
Данный документ оформляется аналогично приказу, меняется лишь реквизит «наименование вида документа», и в тексте вместо слова «ПРИКАЗЫВАЮ» употребляются слова «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ».
Наименование предприятия
РАСПОРЯЖЕНИЕ
Дата №___________
О проведении диспансеризации сотрудников
В связи с участившимися случаями заболеваний в осенне-зимний период работников предприятия и срывов производственных заданий
ПРЕДЛАГАЮ:
1. Пройти всем работникам предприятия диспансеризацию в поликлинике №___до____06.
2. Наиболее часто болеющим сотрудникам сделать прививки против вирусных заболеваний.
3. Контроль за выполнением распоряжения возложить на заместителя директора Ю.М. Левшина.
Директор предприятия (подпись) И.О.Ф.
Визы
В дело №
Подпись исполнителя Дата
Часто распоряжения отдаются сотрудникам в устной форме. Документирование распоряжений производителя, когда они имеют важное значение для деятельности предприятия или содержат правовые аспекты.
Решение.
Решение представляет собой документ коллегиального органа (совета директоров, собрания акционеров и т. п.), составляемый по производственным вопросам. Оформляются решения аналогично другим распорядительным документам, с использованием слов «РЕШИЛ» или «РЕШИЛИ». Подписывают решения председатель и все члены коллегиального органа или председатель и секретарь.
Наименование предприятия
РЕШЕНИЕ
Дата №___
Об участии в выставке «Корпоративные сети связи»
На основании координационного плана от_______Совет директоров ЗАО «________»
РЕШИЛ:
1. С целью привлечения новых потребителей_________________
2. __________________
3. __________________
4. __________________
5. __________________
Председатель Совета (подпись) И.О.Ф.
Члены совета (подпись) И.О.Ф.
(подпись) И.О.Ф.

Справочно-информационные документы

К этому разделу относятся документы, которые содержат факты, данные, характеристики и другие сведения, необходимые предприятию в его производственно-хозяйственной деятельности.
Письма оформляются на бланках для писем и содержат следующие реквизиты: адресат, заголовок к тексту, текст, отметку о наличии приложений (если они имеются), подпись руководителя, фамилию исполнителя, его телефон, адрес электронной почты. Текст письма может содержать самые различные сведения. При этом содержание письма должно быть лаконичным, убедительным и конкретным. Факты и события следует излагать объективно, а все иные обстоятельства сути дела необходимо освещать достаточно полно, кратко и ясно.
Начало письма может иметь следующие варианты обращения:
• Уважаемый Петр Иванович!
• Господин Гусев!
• Иван Федорович!
• Уважаемые господа!
• Уважаемый господин Гусев!
Название вида документа в письмах не указывается. Исключение составляет гарантийное письмо.
Письма составляются в двух экземплярах: первый экземпляр после регистрации в журнале исходящих документов отправляется адресату, а второй – хранится в деле.
Справка – информационный документ. Он составляется для отражения хода или состояния производственно-хозяйственной деятельности, подтверждение должности, стажа, зарплаты или каких-то конкретных действий сотрудников. Справки внутреннего назначения печатаются на стандартном листе бумаги и подписываются исполнителем. Справки, передаваемые во внешние организации, печатаются на бланках предприятия, подписываются его руководителем и главным бухгалтером и обязательно заверяются печатью.
Докладная записка – информационный документ, но сообщающий о факте отклонения в производственно-хозяйственной деятельности от установленных требований, о нарушении трудовой или технологической дисциплины и требующий в связи с этим определенных действий.
Служебная записка – документ, носит рекомендательный характер. Его содержание может быть основанием для определенных действий, например, для решения вопросов материально-технического оснащения подразделения, перевода или поощрения сотрудников, премирования или награждения трудового коллектива и т. п.
Объяснительная записка – документ, в котором работник или руководитель подразделения объясняет причины некоторых фактов производственно-хозяйственной деятельности, действий и поступков конкретных сотрудников. Обычно это причины невыполнения поручения, задания, чрезвычайного происшествия или аварийной ситуации.
Докладные, служебные и объяснительные записки составляются по форме заявления, от руки, на стандартном листе бумаги.
Как и Заявление, они содержат реквизит адресата (Ф.И.О. и должность руководителя), должность, Ф.И.О. и подпись автора, наименование документа и дату его составления.
Единые требования и правила оформления документов управления устанавливаются независимо от того:
– государственное предприятие или коммерческое;
– каким видом деятельности занимается предприятие;
– как ведется делопроизводство.
Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает:
– юридическую силу документов;
– качественное и своевременное составление и исполнение документов;
– организацию оперативного поиска документов.
Любой документ состоит из ряда элементов (даты, текста, подписи), которые называются реквизитами. Документ каждого вида имеет определенный набор реквизитов.
Наименование документа. В соответствии с ГОСТ 6.30–97 оно размещается по центру бланка, если штамп линейный, или у левого края листа над текстом документа, если штамп угловой.
Регистрационный номер, Место и Дата регистрации. В соответствии с ГОСТ 6.30–97 эти реквизиты размещаются в следующем порядке:
Регистрационный номер документа проставляется рядом с его наименованием; место регистрации (город, район) – слева от наименования и немного ниже его. Дата регистрации, № экземпляра, код формы документа располагаются справа от наименования.
Визы согласования помещаются после реквизита Подпись. Каждая из них состоит из должности, подписи, расшифровки и даты согласования.

Документы по личному составу

Трудовые отношения предприятия с работником регулируются Кодексом законов о труде (КЗоТ) Российской Федерации. На основании статей кодекса на предприятии должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников на другую работу. Совокупность документов, в которых зафиксированы периоды трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу (кадрам, персоналу).
1 2 3 4 5